Система организации и рационализации рабочего места 5С — один из инструментов бережливого производства. Она универсальна и применима для любой формы собственности и специализации. Ее задача — создать безопасное и эффективное пространство где бы то ни было: в офисе, на кухне, в гараже, на производстве.
5С позволяет сократить время поиска предметов в пределах рабочего пространства. За счет этого происходит повышение производительности труда. Все сотрудники, от рядовых до руководящих, должны выполнять пять простых правил: сортировку, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизацию и совершенствование. При этом система не требует специальных знаний и серьезных инвестиционных затрат.
Система 5С обычно вводится централизованно. Как и любое новшество, ее внедрение в офисе может вызвать сопротивление. Придется принять вторжение в личное пространство, а это всегда болезненно. Если ваша компания вступила на тропу бережливого производства, то вот что вас ждет в первую очередь:
- руководитель расскажет о предстоящих переменах и о принципах работы 5С;
- сформулирует цель и мотивы изменений с точки зрения того, что новая система позволит выполнять работу лучше, быстрее, эффективнее и удобнее;
- для вас и всего коллектива пройдет теоретическое обучение принципам системы 5С;
- вы сможете ознакомиться с приказом и чек-листами проекта, узнаете, кто из руководства будет курировать внедрение 5С.
Андрей Максимов, заместитель генерального директора Фонда технологического развития промышленности Свердловской области РЦК:
— Чтобы руководитель компании пришел к мысли о том, что необходимы перемены и пора внедрять систему 5С, он должен любить работу, быть неравнодушным к своему делу. И деньги тут — не главное.
Не обязательно дожидаться введения системы 5С руководством вашей компании. Можно попробовать и в одиночку рационализировать свое рабочее место. Вот вам последовательность действий.
Шаг 1. Сортировка
Определить, что необходимо здесь и сейчас. Рассортировать по частоте использования. То, что нужно ежечасно, ежедневно и раз в неделю, должно находиться в зоне протянутый руки или во временном показателе от 15 до 30 секунд. Чуть дальше — вещи, которые используются реже 1 раза в неделю, а также по мере надобности. Предметы, которые не нужны более 3 месяцев, надо убрать. Выбросить все сломанное.
Например, в верхнем ящике вашего рабочего стола лежит тарелка и кружка, но при этом вы ходите за бумагой для принтера в соседний отдел. Очевидно, что посуду надо убрать в зону приема пищи, а бумагу положить на ее место.
Шаг 2. Соблюдение порядка
Чтобы не переживать из-за потерянных документов или предметов, содержать рабочее место в порядке. На поиск любой нужной вещи должно уходить не более 30 секунд. Для этого у них должен быть свой неизменный «адрес». Все предметы, необходимые для работы, можно легко достать и свободно перемещать.
Шаг 3. Содержание в чистоте
Если рабочее место удобно, то держать его в чистоте — естественный процесс. Это поможет избежать поломки техники и брака в работе.
Шаг 4. Стандартизирование
Это письменное закрепление правил содержания рабочего места, где пошагово описаны все действия по поддержанию порядка. Это предотвратит откат к предыдущему состоянию.
Стандарт — это только алгоритм, некая последовательность действий. Он не должен быть одинаковым для всех сотрудников офиса. Ведь у каждого свой функционал и физиологические особенности, например, человек — левша. Надо трансформировать стандарт под себя.
Шаг 5. Совершенствование
Если ваше руководство внедряет систему 5С, то будьте готовы дать обратную связь. Только благодаря предложениям по улучшению можно реализовать этот шаг. Дело в том, что выработанные ранее стандарты — не панацея. Происходит постоянное движение вперед, и они требуют пересмотра или обновления.
«Наряду с другими инструментами система 5 С помогает оптимизировать офисные и производственные процессы. А все вместе они обеспечивают максимальную пропускную способность узкого места. Когда ты понимаешь, что исчерпал возможный инструментарий, то добавляешь мощности. Тогда проблемный участок перемещается в другое место производственной или офисной цепочки. Все начинается заново: диагностика, оценка, какими ресурсами узкое место расшить. В итоге происходит рост компании», — заключает Андрей Максимов, заместитель генерального директора Фонда технологического развития промышленности Свердловской области РЦК.
