Сегодня практически у каждого человека есть зарегистрированный электронный адрес, а у некоторых он не один.
Современные приложения позволяют не только вести переписку, но и использовать другой функционал:
- видеозвонки;
- напоминания;
- календари;
- задачи и др.
Как правильно работать с письмами
Неважно, для каких целей вы открыли почтовый ящик, для эффективного использования приложения необходимо знать, основные правила работы с почтой:
- не откладывайте ответ. Его нужно давать оперативно. Строго следите за тем, чтобы ваше электронное письмо было в ответ на полученное. Тогда вы сможете отследить цепочку переписки даже через несколько недель. Если у вас нет времени, отложите на потом большие сообщения и отвечайте сразу на простые запросы;
- используйте правильный заголовок. Старайтесь указывать в теме электронного письма тему обсуждения. Это поможет сэкономить время получателя, который сразу увидит цель вашего обращения и примет решение о его срочности;
- отвечайте на все вопросы. Если вам задали несколько вопросов, не надо отвечать только на один, игнорируя другие. Внимательно прочитайте письмо и обязательно по порядку дайте ответы на каждый пункт;
- проверяйте правописание и грамматику. Перед отправкой письма, убедитесь, что оно не содержит грамматических и орфографических ошибок. Особенно если речь идет о деловой переписке;
- прикрепляйте необходимые документы. Если вы отправляете письмо с приложениями, убедитесь, что все документы, указанные в письме, прикреплены. Если документ большой, убедитесь, что вы отправляете его в правильном формате, в противном случае получатель не сможет его прочитать;
- используйте более функциональные приложения. Существует несколько сервисов, каждый из которых имеет свои опции, например, режимы отложенной отправки, облако, умный ответ, управление рассылками и др. Если работа позволяет, можно использовать данные инструменты для повышения эффективности в использовании электронной почты;
- не путайте личную переписку с рабочей. Для этого лучше завести несколько почтовых адресов на одном сервисе. Это не только практично, но и удобно.
Очень многие почтовые сервисы позволяют использовать их не только на ПК или ноутбуке, но и на мобильных гаджетах. Скачав мобильное приложение и установив уведомления, вы не пропустите ни одного письма.
