«Раньше возили коробки бумаги». Уральский энергосбыт сократил расходы своих клиентов, переведя их на ЭДО

О том, как изменилась экономика делопроизводства после отказа от курьеров и почтовых доставок и почему бизнесу выгодно выстраивать взаимодействие с поставщиком в цифровом формате, 66.RU поговорил с Ириной Соколовой, начальником управления по договорной работе с клиентами АО «Екатеринбургэнергосбыт».

— Какие реальные цифры по затратам на печать и логистику документов действовали в Екатеринбургэнергосбыт до перехода на ЭДО, и как изменилась эта математика сейчас?

— Когда мы только начинали этот путь в 2014 году, детально считали свою экономику. Точные абсолютные цифры сегодня — коммерческая информация, но могу оперировать процентами: наши внутренние затраты на бумажный документооборот снизились примерно на 50 %. Это печать, бумага, расходные материалы, логистика. Но еще важнее то, что происходит на стороне клиента: его расходы сокращаются не менее существенно.

— Раз математика настолько очевидна, почему не все перешли сразу?

— Крупные компании посчитали выгоду очень быстро и стали первыми пользователями ЭДО. У них в месяц накапливаются счета за воду, тепло, свет, вывоз мусора — по каждому ресурсу свой пакет документов. Раньше приходилось отправлять курьера: это влекло за собой затраты на зарплату, бензин, амортизацию автомобиля, а потом еще нужно было отвезти подписанные акты сверки обратно. Сейчас все решается одним кликом.

Практически сразу перешли все акционерные общества, затем подтянулись ООО, а после — крупные управляющие компании. Представьте: один счет по многоквартирному дому мог занимать около 500 страниц. Раньше они увозили от нас целые коробки с бумагой. Сейчас весь объем документов — в электронном документообороте.

— Что бы вы посоветовали бизнесу, который до сих пор сомневается?

— Очень простой шаг: сесть и посчитать. Сложите стоимость бумаги, печати, расходных материалов, логистики, а главное — времени сотрудников. Затем посмотрите тарифы операторов ЭДО. Для многих входящие документы от контрагентов вообще бесплатны — плата идет только за исходящие. Время сейчас стоит дорого, и финансовый расчет однозначно говорит в пользу электронного документооборота.

— Если документы формируются и уходят мгновенно, как это меняет процесс закрытия отчетных периодов?

— Изменения кардинальные. Мы формируем платежные документы по итогам месяца, и они появляются в системе клиента буквально в течение нескольких минут. Бухгалтер сразу видит счет, спускает его на согласование в подразделения, подписывает квалифицированной электронной подписью и возвращает нам. Процесс, который раньше занимал дни из за физической доставки, теперь укладывается в минуты. Особенно это заметно на крупных предприятиях, где внутреннее согласование — это целая процедура с участием нескольких отделов.

— А на точность самих расчетов электронная доставка как то влияет?

— Важно разделить два процесса. Сам электронный обмен готовыми документами не влияет на точность расчетов: счет уже сформирован биллинговой системой до отправки. А вот передача данных, на основе которых этот счет формируется, — здесь цифровизация действительно снижает человеческий фактор.

Когда клиенты передают показания через наш личный кабинет, они сами видят, что ввели, и могут сразу проверить. Раньше приносили данные на бумаге, и наш специалист вручную заносил цифры — ошибки могли возникнуть на любом этапе. Сейчас умные приборы учета снимают показания удаленно и автоматически загружают их в нашу базу — без участия человека.

— Цифровизация у вас касается не только документов, но и платежей. С сентября вы начали принимать оплату в цифровых рублях. Какую потребность бизнеса это закрывает?

— Сейчас мы находимся на этапе инфраструктурной готовности. С 1 сентября выполнили все требования: на квитанциях появился соответствующий QR код, информация размещена на сайте. Если у клиента есть необходимость или желание оплатить счет цифровым рублем — он может это сделать.

Но будем честны: рынок пока присматривается. Люди не до конца понимают, зачем им это нужно, особенно когда привычные банковские переводы работают стабильно. Есть и нюансы, требующие проработки на законодательном уровне. Например, если клиент оплатил цифровым рублем, а потом требуется возврат — в какой валюте мы должны его вернуть? Эти вопросы пока остаются открытыми.

— То есть это скорее история на вырост?

— Да, это инфраструктурный задел. Мы даем бизнесу инструмент, и по мере того как цифровой рубль будет набирать обороты, этот канал станет естественной частью расчетов.

— Как между собой связаны другие цифровые сервисы — личный кабинет, мобильное приложение, ЭДО? Это единая система?

— Это элементы единой цифровой экосистемы, где каждый инструмент решает свою задачу и дополняет другие. В личном кабинете клиент видит сформированный расчет, может скачать квитанцию и тут же оплатить ее, не переходя на сайт банка. Для многих этого достаточно, особенно если не требуются документы с квалифицированной подписью для налогового учета.

ЭДО — это отдельный контур для юридически значимого обмена документами с контрагентами. При этом мы развиваем каждый инструмент в своем направлении. В планах, в соответствии со стандартами Группы «Интер РАО», — внедрение функционала квалифицированной электронной подписи непосредственно в личный кабинет. Мы уже два года работаем в периметре «Интер РАО», и их программные продукты постепенно тиражируются на все сбытовые компании с учетом местной специфики.

— Но ведь есть клиенты, которые до сих пор приходят в офис с бумажными документами?

— Такие клиенты есть, и в основном это микробизнес и индивидуальные предприниматели, которые сдают помещения в аренду. У некоторых до сих пор даже нет корпоративной электронной почты. Для них поход к нам — просто устоявшаяся привычка.

Мы активно с ними работаем, потому что выгода очевидна: получение входящих документов от нас через системы ЭДО для них бесплатно. Им не нужно платить оператору за то, что мы отправляем счет. А порядок в документах будет идеальным — ничего не потеряется и не задержится в пути.

— Мгновенная доставка вместо нескольких дней почтой — это ведь не только про скорость?

— Это прежде всего про надежность. Бумажный документ мог задержаться, потеряться, его могли забыть забрать. В электронном формате документ юридически значим, он никуда не денется и всегда доступен.

Для нас это еще и разгрузка центров обслуживания клиентов: специалистам не нужно тратить время на печать, комплектацию и выдачу бумажных пакетов. Они могут сосредоточиться на более сложных задачах.

— У вас на прямых расчетах десятки тысяч юридических лиц. Почему массовый переход всей этой базы на ЭДО выгоден обеим сторонам?

— Для нас это снижение нагрузки на персонал и оптимизация расходов. Для бизнеса — экономия на логистике и гарантированная доставка.

При этом мы не оператор ЭДО, мы такие же пользователи. Просто призываем всех наших контрагентов выстраивать отношения в электронном формате, потому что это удобнее и дешевле для обеих сторон.

— С какими практическими проблемами сталкиваются клиенты при подключении?

— Самая частая история сейчас связана с роумингом. Клиент может перейти от одного оператора ЭДО к другому, например, из за более выгодного тарифа. И в какой то момент мы перестаем «видеть» его приглашения или он не видит наши. Это не тупик, а технический нюанс настройки маршрутизации между разными провайдерами.

В таких случаях мы обращаемся в техническую поддержку нашего оператора, и специалисты настраивают связь вручную. После этой разовой настройки обмен документами возобновляется в штатном режиме. Мы не бросаем клиента на этом этапе — помогаем довести процесс до конца.

— Если посмотреть на несколько лет вперед, останется ли место для бумажных носителей во взаимодействии поставщика и бизнеса?

— Бумага в B2B сегменте обречена. Мы видим, что даже налоговая отчетность давно перешла в цифру, а для некоторых видов деятельности электронный формат уже обязателен.

Будущее, которое мы уже частично реализуем, — это полная автоматизация: умные приборы учета сами передают данные, биллинг формирует счет, и он автоматически уходит контрагенту по ЭДО. Ручной труд и бумажные носители в этой цепочке просто исчезнут за ненадобностью.