Согласование документов: как оптимизировать процесс

Утвержденный порядок согласования документов на предприятии направлен на повышение качества решений, принимаемых компанией. Сюда относятся экономическая, юридическая, организационная составляющие. Утверждение документов необходимо для проверки их целесообразности: своевременности, законодательному соответствию и нормативным актам, экономической выгоде для организации.

Виды согласования

Согласование документов бывает внутренним и внешним. Внутреннее — это получение одобрения от тех подразделений компании, которые принимают участие в реализации данного проекта. Проект подвергается анализу и оценке, при необходимости редактируется руководителями служб, которые его проверяют. Содержание должно соответствовать законодательству, нормам оформления. Проверяется правильность расчетов, корректность формулировок, правильность технологии и т. д.

При оформлении внутреннего согласования должна стоять виза с указанием должности, с подписью визирующего и ее расшифровкой, а также с датой подписания. Если существуют несогласия с документом, замечания или дополнения, их следует оформить отдельным листом. Если невозможно разместить все визы на проекте, то они располагаются на отдельный листке согласования, о чем указывается в основном документе.

Внутренняя форма согласования разрабатывается компанией самостоятельно и утверждается локальным нормативным актом.

Существует второй вид согласования — внешний. В данном случае необходимы подписи должностных лиц сторонних организаций, чьи интересы затрагиваются данным документом. Это вышестоящие или подчиненные, а также общественные организации, контролирующие органы, различные комитеты и т. д. Для внешнего согласования предусмотрен протокол, справка или гриф согласования, который имеет два варианта. Первый — виза конкретного должностного лица, второй — утверждение документом с указанием его номера и даты.

Если необходимо согласование с несколькими инстанциями, то так же, как при внутренней форме, составляется лист согласования.

Правила согласования

Чтобы процесс утверждения не затягивался, следует соблюдать следующие принципы:

• проект, направленный на согласование, должен быть полностью подготовлен и оформлен автором в соответствии с установленными правилами организации;
• за реализацию процесса несет ответственность инициатор, разработавший это решение;
• каждое согласующее подразделение вносит только те поправки и предложения, которые соответствуют его предметной области.

Система ВРМ является лучшим инструментом для оптимизации процесса согласования.