Система электронного документооборота
Фото удалено!
Источник не в списке -
"ии"
Цифровые технологии не обошли стороной и систему работы с документами. Компании всех размеров вводят в свою работу цифровой документооборот. ЭДО — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, государственным учреждениям, а также дает возможность осуществлять перекрестный контроль платежей между компаниями или территориально удаленными подразделениями. Осуществлять обмен можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ.
Принцип работы электронного документооборота
Сотрудник одной из компаний контрагентов оформляет документ и оставляет на нем электронную подпись (ЭП). Созданная бумага отправляется по защищенному каналу связи с помощью специального программного обеспечения. Когда до адресата доходит документ, он подписывает его своей ЭП, после чего отправитель получает уведомление о том, что документ получен и подписан.
Цифровая подпись равносильна ручной подписи и подтверждает авторство электронного документа. Для того чтобы цифровой документ имел такую же юридическую силу, как и распечатанный, на нем обязательно должна быть ЭП.
Преимущества ЭДО
Электронные документы активно используются предприятиями и индивидуальными предпринимателями для автоматизации документооборота. ЭДО подходит для организаций, которые управляют большими объемами внутренних и внешних документов. Такая система работы с документами сокращает расходы на печать и рассылку, а также время, необходимое для получения подписей третьих лиц.
Преимущества ЭДО:
- Сокращение финансовых затрат, таких как печать, курьерские услуги, почтовые пересылки.
- Хранение документов систематизировано посредством электронного архива. Вести учет ЭДО проще, чем бумажных документов.
- Отсутствие влияния человеческого фактора. За счет автоматизированного оформления бумаг, снижается риск ошибок.
- Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов.
- Безопасность. Подпись невозможно подделать.
- Упрощенная координация бумаг. Благодаря автоматизированному фильтру, найти нужный документ становится намного проще.
Электронный документооборот поможет значительно сэкономить время и средства на печать, вести круглосуточный контроль и понимать, что происходит с текущими файлами.
