Как организовать работу из дома. Инструкция для бизнеса

Так или иначе малый бизнес начал переходить на удаленку. Скорее всего, многие вынуждены будут работать дистанционно и после окончания каникул, которые объявил Владимир Путин. Ведь самоизоляция — главная мера, которая позволит предотвратить распространение коронавируса. Сколько продлится пандемия в России — неизвестно. Пока эксперты называют срок в три месяца. Это значит, что придется приспосабливаться к удаленной работе как минимум на 100 дней.

В удаленной работе есть свои плюсы. Сотрудники экономят деньги на бензине, общественном транспорте и бизнес-ланчах. Для руководителей также есть позитивные моменты, как материальные, так и нематериальные. Во-первых, это экономия на аренде офиса, организации рабочего места, чае-кофе-«плюшках». Аренда одного квадратного метра офисного помещения в месяц — 700–900 рублей. Во-вторых, исследования показали, что сотрудники начинают работать эффективнее: дистанционщики реже делают перерывы, их не отвлекают коллеги, они больше времени проводят на рабочем месте.

Как организовать работу на удаленке, чтобы было удобно всем.

• Организовать видеосовещание
• Следить за выполнением задач
• Безопасно общаться
• Хранить информацию
• Управлять проектами
• Следить за временем
• Шесть способов не расслабляться на удаленке

Шесть удобных инструментов для удаленной работы в команде

Фото: Настя Кеда, 66.RU

Первое, что нужно сделать, — наладить общение. По данным исследования компании PGI — глобального поставщика решений для конференций и совместной работы, 87% удаленных сотрудников чувствуют себя лучше, если участвуют в видеоконференциях. В отчете корпоративного онлайн-сервиса для совместной работы и управления проектами Wrike указано, что 39% респондентов называют основной причиной стресса на рабочем месте неэффективный обмен информацией.

Ежедневная утренняя встреча по видео позволит убедиться, что все сотрудники «в строю» и готовы работать. Например, 66.RU встречается онлайн минимум дважды (а по пятницам трижды) в день — проводит традиционную утреннюю планерку, где вся редакция обсуждает темы, решает, кто, как и чем будет заниматься в этот рабочий день, а также проводит в видеочате зарядку. По пятницам также онлайн мы обсуждаем лучшие тексты за неделю и вручаем премию. Ежедневно по видео мы собираемся маленькими группами, чтобы обсудить конкретную задачу. В условиях удаленной работы очень важно видеть и слышать друг друга. Зачастую обсудить в онлайн-конференции вопрос проще, чем долго переписываться в мессенджерах. Хотя важны и они.

Zoom. Сервис для видеоконференций

С 31 января по 24 марта стоимость акций Zoom выросла более чем в два раза, и приложение попало в тройку самых скачиваемых. В бесплатной версии программы количество участников конференции не превышает 100 человек. Плата за снятие ограничений — $19,9.

В качестве альтернативы можно использовать «Skype для бизнеса», Slack, Hangouts Meet. Если ваша организация меньше, то можно общаться онлайн в мессенджере Facebook, но там ограничение для общения — 50 человек.

Trello. Канбан-доска

Канбан — популярная методология ведения проектов. Самые простые доски состоят из трех колонок: «сделать», «в процессе», «завершено». В Trello можно управлять проектами и небольшими командами. Сервис простой и наглядный. Версия с ограниченными функциями на 10 МБ и 10 досок бесплатная. Плата за снятие ограничений и расширение возможностей — от $9,99.

В качестве альтернативы можно использовать MeisterTask, Blossom.

Telegram. Рабочий мессенджер

Несмотря на блокировку, Telegram остается одним из самых популярных мессенджеров в России. В сервисе нет поддержки видеоконференций, зато его можно использовать абсолютно бесплатно. В нем удобно создавать рабочие чаты, чтобы быстро решать вопросы. В отличие от WhatsApp, Telegram считается более надежным.

В качестве альтернативы можно использовать WhatsApp, Slack, Skype.

Google Drive, Google Диск. Офисный пакет, хранилище

Интерфейс и функционал Google Drive напоминает привычный Microsoft Office. Здесь удобно создавать текстовые документы, таблицы, презентации, загружать фото и видео на Google Диск. Причем работать в документах могут все сотрудники параллельно. Каждому пользователю доступно 15 ГБ дискового пространства для хранения файлов на серверах Google. Расширение памяти хранилища стоит от $6 в месяц за пользователя.

В качестве альтернативы можно использовать Office 365, Apple iWork, «Яндекс.Диск», Dropbox, OneDrive.

Битрикс24. Менеджер проектов

Сервис включает в себя все инструменты для бизнеса, в том числе CRM-систему, корпоративную социальную сеть, call-центр, конструктор сайтов и др. Бесплатный тариф ограничен 5 Гб места в облаке, невозможны учет рабочего времени и автоматизация продаж. Стоимость спецтарифов стартует от 790 рублей в месяц.

В качестве альтернативы можно использовать Asana, Basecamp.

RescueTime. Тайм‑трекер

Программа позволяет следить за активностью сотрудников с помощью статистики. Можно посмотреть, сколько ушло времени на выполнение той или иной задачи в различных программах и на сайтах. RescueTime работает в фоновом режиме и постоянно отслеживает активное приложение или веб-сайт. Приложение автоматически определяет используемые приложения и сайты в одну из категорий, например «Продуктивные», «Развлекательные», «Информационные» и так далее. Есть бесплатная версия. Платная подписка RescueTime составляет $9 в месяц.

В качестве альтернативы можно использовать Timely, Toggl.

Фото: Настя Кеда, 66.RU

Шесть способов не расслабляться и сохранить коллектив на удаленке

• Общайтесь. Как уже писали выше, это позволяет дисциплинировать работников. А еще очень важно получать обратную связь. Из-за дистанционной работы очень сложно оценить свой вклад в общее дело. Важно проговаривать задачи и давать оценку результатам проделанной работы.
• Обеспечьте подчиненных всем необходимым. Разберем на примере 66.RU. Уходя на удаленку, директор и главный редактор озвучили ряд требований к хоум-офисам сотрудников: нормальный интернет, рабочий компьютер, связь, возможность записи телефонных разговоров. Нам предлагали забрать из офиса стулья, если дома менее удобные, компьютеры, подключить корпоративный тариф.
• Пропишите правила коммуникации. Озвучьте и строго соблюдайте время выхода на связь с сотрудниками, сроки ответа на письма, сроки исполнения задач, форму отчетности.
• Имейте план на день. Спринт — это набор задач, которые планируются на короткий срок. Стоит определить, сколько времени можно потратить на выполнение задач. Для примера — в 66.RU мы называем срок, когда сдадим текст редактору. «Дофига важно иметь свой план на день, «большую жирную волосатую цель», которая существенно продвинет к результату. Плюс удаленки — в возможности замьютить и переделать наконец давно не тронутые важные дела. Удаленный день без плана обычно просран», — это совет от основателя банка «Точка» Бориса Дьяконова.
• Настройтесь на работу. Конечно, работая из дома, вы получаете полчаса-час, которые раньше тратили на дорогу. Однако не стоит использовать их, чтобы отоспаться. Лучше не сбивать режим и ложиться в то же время, а время потратить на саморазвитие, зарядку или приготовление вкусного завтрака. «С началом рабочего дня важно вылезти из кровати, для вылезших из кровати — вылезти из пижамы в рабочую одежду и четко договориться с собой, где работа, где перерывы. Если этого не сделать, день обычно просран», — это еще один совет от Бориса Дьяконова.
• Обустройте рабочее место. По возможности сделайте все, как в офисе: удобный стол, стул, компьютер, быстрый интернет, все мелочи, к которым вы привыкли на работе.

1. Расположение стола. Разверните стол так, чтоб домашняя обстановка вас не отвлекала. Лучше, если вы будете смотреть на стену, чем на диван или холодильник.
2. Удобный стул. Если у вас нет офисного стула или кресла, то подойдет обычный. Хорошо, если он будет со спинкой, чтобы не убить осанку.
3. Освещение. Хороший свет — важное условие для работы. Если у вас нет настольной лампы, то лучше ее все-таки заказать. Чтобы глаза не уставали, выбирайте мягкий желтый цвет, приближенный к солнечному.
4. Еда. Запаситесь водой, напитками и полезными перекусами, а время обеда привяжите к стандартному времени обеда в офисе.