Так или иначе малый бизнес начал переходить на удаленку. Скорее всего, многие вынуждены будут работать дистанционно и после окончания каникул, которые объявил Владимир Путин. Ведь самоизоляция — главная мера, которая позволит предотвратить распространение коронавируса. Сколько продлится пандемия в России — неизвестно. Пока эксперты называют срок в три месяца. Это значит, что придется приспосабливаться к удаленной работе как минимум на 100 дней.
В удаленной работе есть свои плюсы. Сотрудники экономят деньги на бензине, общественном транспорте и бизнес-ланчах. Для руководителей также есть позитивные моменты, как материальные, так и нематериальные. Во-первых, это экономия на аренде офиса, организации рабочего места, чае-кофе-«плюшках». Аренда одного квадратного метра офисного помещения в месяц — 700–900 рублей. Во-вторых, исследования показали, что сотрудники начинают работать эффективнее: дистанционщики реже делают перерывы, их не отвлекают коллеги, они больше времени проводят на рабочем месте.
Как организовать работу на удаленке, чтобы было удобно всем.
- Организовать видеосовещание
- Следить за выполнением задач
- Безопасно общаться
- Хранить информацию
- Управлять проектами
- Следить за временем
- Шесть способов не расслабляться на удаленке
Шесть удобных инструментов для удаленной работы в команде
 Фото: Настя Кеда, 66.RU |
|---|
Первое, что нужно сделать, — наладить общение. По данным исследования компании PGI — глобального поставщика решений для конференций и совместной работы, 87% удаленных сотрудников чувствуют себя лучше, если участвуют в видеоконференциях. В отчете корпоративного онлайн-сервиса для совместной работы и управления проектами Wrike указано, что 39% респондентов называют основной причиной стресса на рабочем месте неэффективный обмен информацией.
Ежедневная утренняя встреча по видео позволит убедиться, что все сотрудники «в строю» и готовы работать. Например, 66.RU встречается онлайн минимум дважды (а по пятницам трижды) в день — проводит традиционную утреннюю планерку, где вся редакция обсуждает темы, решает, кто, как и чем будет заниматься в этот рабочий день, а также проводит в видеочате зарядку. По пятницам также онлайн мы обсуждаем лучшие тексты за неделю и вручаем премию. Ежедневно по видео мы собираемся маленькими группами, чтобы обсудить конкретную задачу. В условиях удаленной работы очень важно видеть и слышать друг друга. Зачастую обсудить в онлайн-конференции вопрос проще, чем долго переписываться в мессенджерах. Хотя важны и они.
Zoom. Сервис для видеоконференций
С 31 января по 24 марта стоимость акций Zoom выросла более чем в два раза, и приложение попало в тройку самых скачиваемых. В бесплатной версии программы количество участников конференции не превышает 100 человек. Плата за снятие ограничений — $19,9.
В качестве альтернативы можно использовать «Skype для бизнеса», Slack, Hangouts Meet. Если ваша организация меньше, то можно общаться онлайн в мессенджере Facebook, но там ограничение для общения — 50 человек.
Trello. Канбан-доска
Канбан — популярная методология ведения проектов. Самые простые доски состоят из трех колонок: «сделать», «в процессе», «завершено». В Trello можно управлять проектами и небольшими командами. Сервис простой и наглядный. Версия с ограниченными функциями на 10 МБ и 10 досок бесплатная. Плата за снятие ограничений и расширение возможностей — от $9,99.
В качестве альтернативы можно использовать MeisterTask, Blossom.
Несмотря на блокировку, Telegram остается одним из самых популярных мессенджеров в России. В сервисе нет поддержки видеоконференций, зато его можно использовать абсолютно бесплатно. В нем удобно создавать рабочие чаты, чтобы быстро решать вопросы. В отличие от WhatsApp, Telegram считается более надежным.
В качестве альтернативы можно использовать WhatsApp, Slack, Skype.
Google Drive, Google Диск. Офисный пакет, хранилище
Интерфейс и функционал Google Drive напоминает привычный Microsoft Office. Здесь удобно создавать текстовые документы, таблицы, презентации, загружать фото и видео на Google Диск. Причем работать в документах могут все сотрудники параллельно. Каждому пользователю доступно 15 ГБ дискового пространства для хранения файлов на серверах Google. Расширение памяти хранилища стоит от $6 в месяц за пользователя.
В качестве альтернативы можно использовать Office 365, Apple iWork, «Яндекс.Диск», Dropbox, OneDrive.
Битрикс24. Менеджер проектов
Сервис включает в себя все инструменты для бизнеса, в том числе CRM-систему, корпоративную социальную сеть, call-центр, конструктор сайтов и др. Бесплатный тариф ограничен 5 Гб места в облаке, невозможны учет рабочего времени и автоматизация продаж. Стоимость спецтарифов стартует от 790 рублей в месяц.
В качестве альтернативы можно использовать Asana, Basecamp.
RescueTime. Тайм‑трекер
Программа позволяет следить за активностью сотрудников с помощью статистики. Можно посмотреть, сколько ушло времени на выполнение той или иной задачи в различных программах и на сайтах. RescueTime работает в фоновом режиме и постоянно отслеживает активное приложение или веб-сайт. Приложение автоматически определяет используемые приложения и сайты в одну из категорий, например «Продуктивные», «Развлекательные», «Информационные» и так далее. Есть бесплатная версия. Платная подписка RescueTime составляет $9 в месяц.
В качестве альтернативы можно использовать Timely, Toggl.
 Фото: Настя Кеда, 66.RU |
|---|
Шесть способов не расслабляться и сохранить коллектив на удаленке
- Общайтесь. Как уже писали выше, это позволяет дисциплинировать работников. А еще очень важно получать обратную связь. Из-за дистанционной работы очень сложно оценить свой вклад в общее дело. Важно проговаривать задачи и давать оценку результатам проделанной работы.
- Обеспечьте подчиненных всем необходимым. Разберем на примере 66.RU. Уходя на удаленку, директор и главный редактор озвучили ряд требований к хоум-офисам сотрудников: нормальный интернет, рабочий компьютер, связь, возможность записи телефонных разговоров. Нам предлагали забрать из офиса стулья, если дома менее удобные, компьютеры, подключить корпоративный тариф.
- Пропишите правила коммуникации. Озвучьте и строго соблюдайте время выхода на связь с сотрудниками, сроки ответа на письма, сроки исполнения задач, форму отчетности.
- Имейте план на день. Спринт — это набор задач, которые планируются на короткий срок. Стоит определить, сколько времени можно потратить на выполнение задач. Для примера — в 66.RU мы называем срок, когда сдадим текст редактору. «Дофига важно иметь свой план на день, «большую жирную волосатую цель», которая существенно продвинет к результату. Плюс удаленки — в возможности замьютить и переделать наконец давно не тронутые важные дела. Удаленный день без плана обычно просран», — это совет от основателя банка «Точка» Бориса Дьяконова.
- Настройтесь на работу. Конечно, работая из дома, вы получаете полчаса-час, которые раньше тратили на дорогу. Однако не стоит использовать их, чтобы отоспаться. Лучше не сбивать режим и ложиться в то же время, а время потратить на саморазвитие, зарядку или приготовление вкусного завтрака. «С началом рабочего дня важно вылезти из кровати, для вылезших из кровати — вылезти из пижамы в рабочую одежду и четко договориться с собой, где работа, где перерывы. Если этого не сделать, день обычно просран», — это еще один совет от Бориса Дьяконова.
- Обустройте рабочее место. По возможности сделайте все, как в офисе: удобный стол, стул, компьютер, быстрый интернет, все мелочи, к которым вы привыкли на работе.
- Расположение стола. Разверните стол так, чтоб домашняя обстановка вас не отвлекала. Лучше, если вы будете смотреть на стену, чем на диван или холодильник.
- Удобный стул. Если у вас нет офисного стула или кресла, то подойдет обычный. Хорошо, если он будет со спинкой, чтобы не убить осанку.
- Освещение. Хороший свет — важное условие для работы. Если у вас нет настольной лампы, то лучше ее все-таки заказать. Чтобы глаза не уставали, выбирайте мягкий желтый цвет, приближенный к солнечному.
- Еда. Запаситесь водой, напитками и полезными перекусами, а время обеда привяжите к стандартному времени обеда в офисе.
