2 сентября 2011, 18:35

Выбор редакции

НФК раскрыла секреты факторингового документооборота

Компания рассказала о требованиях к оформлению документов.

Взаимодействие с фактором в рамках договора на обслуживание предполагает регулярное ведение документооборота, который имеет свои тонкости оформления. Однако приведение документов в соответствие с требованиями фактора в действительности не так трудоемко, а сами требования являются лишь соблюдением юридических формальностей и обеспечивают комфорт клиента.

Факторинговая компания выдвигает определенные условия комплектности и корректности документов по отгрузкам. В случае их непредоставления или неправильного заполнения клиент не получает факторинговых услуг. Или же, предположим, что фактор по невнимательности оказал услуги по дебиторке, которая имеет неверно документально оформленных дебиторов.

В случае возникновения каких-либо сложностей с дебитором клиент пойдёт в суд с некорректно оформленными документами, которые не смогут быть засчитаны в судебном разбирательстве. Факторинг предполагает партнерство, и фактор как одна из сторон заинтересован юридической безопасности другой стороны в процессе факторингового обслуживания.

Говоря о документообороте, уточним, о каком перечне бумаг идет речь. По каждому дебитору перед началом работы клиент передаёт фактору:

  1. извещение о новом покупателе/дебиторе
  2. копию о внесении записи в ЕГРЮЛ о покупателе/дебиторе; для ПБОЮЛ — вместе с копией паспорта
  3. копию контракта (договор купли-продажи, выполнения работ, оказания услуг или другой договор, заключенный между клиентом и дебитором)
  4. уведомление об уступке прав денежного требования.

В регулировании процесса сбора документов не последнюю роль играет человеческий фактор — внимательный и неравнодушный сотрудник-координатор факторинговых операций в компании клиента. Остальные моменты факторинговая компания берет на себя.

Извещение о новом покупателе/дебиторе представляет собой одностраничный документ, предоставляемый с целью передачи дебитора на факторинговое обслуживание. Он становится основанием для проверки платёжеспособности и установления лимита дебитора.

Данное извещение по своему содержанию похоже на классическую банковскую анкету заёмщика, т. к. отражает информацию о фирменном наименовании, руководящем составе, адресе, банковских реквизитах дебитора, фиксирует историю взаимоотношений клиента с дебитором и содержит данные о размере запрашиваемого клиентом лимита на данного дебитора.

Что касается формального аспекта документа, то и тут есть свои критерии:

  • все поля и разделы должны быть четко и корректно заполнены;
  • контактные телефоны указанного дебитора не должны быть только мобильными;
  • Ф.И.О. руководителя, главного бухгалтера или контактного лица дебитора должны быть указаны полностью;
  • если дебитором является индивидуальный предприниматель, то, кроме фактического адреса, необходимо указывать и его домашний адрес (как юридический), его домашний телефон (при его наличии), его мобильный телефон (если есть);
  • подписывает извещение полномочное лицо поставщика с расшифровкой должности и фамилии, это заверяется печатью поставщика.

Дополнительно к Уведомлению в целях объективной оценки дебитора и установления оптимального лимита обычно запрашиваются следующие документы:

Данные предоставляются в форме заверенной копии от дебитора или продавца (заверение по типу надписи «копия верна», подпись, расшифровка ФИО и должности подписавшего, печать, дата).

Когда извещение заполнено верно и подкреплено необходимыми документами, бумаги отправляются в НФК вместе с заверенной клиентом копией ЕГРЮЛ (заверение стандартное) и контракта.

Контракт, или договор поставки, имеет свои тонкости.

Последним шагом является подписание дебитором уведомления, которое свидетельствует о том, что дебитор находится в курсе факторингового обслуживания и готов оплачивать поставки в адрес клиента на реквизиты фактора. По форме и содержанию этот документ является стандартной законной формой уведомления о смене реквизитов для оплаты. Несколько слов о требованиях:

Уведомление предоставляется только в оригинале и подписывается только полномочными представителями клиента и дебитора (генеральный директор, финансовый директор, главный бухгалтер). Должности перечисленных лиц должны быть указаны, подписи расшифрованы и скреплены первыми печатями организаций.

В случае, если в качестве дебитора выступает индивидуальный предприниматель, то в уведомлении расписывается только он сам.

В уведомлении рядом с подписью полномочного лица дебитора должна стоять дата ознакомления с данным документом (или входящий регистрационный номер дебитора).

По факту принятия всех документов, все участники факторингового процесса уведомлены и начинаются поставки. В факторинге от Национальной Факторинговой Компании для осуществления текущих операций по поставкам нужен всего один документ — накладная. Теперь предоставление счета-фактуры необязательно. Но это не единственное преимущество обслуживания от НФК: компания ведет также и электронный документооборот.

Оформления накладных при факторинговом обслуживании имеет свою специфику:

  • вверху накладной должно находиться уведомление об уступке денежных требований с реквизитами фактора, факторинговым счетом для операций факторинга с регрессом и телефонами фактора. Вся информация заполняется разборчиво и корректно.
  • в графе «основание» в накладной должна быть ссылка на номер и дату предоставленного контракта.
  • накладные должны быть подписаны со стороны поставщика и дебитора. Подписи сторон обязательно расшифровываются и заверяются первыми печатями.
  • в случае, если договором поставки предусмотрены дополнительные документы по отгрузке (счет, заказ, спецификация и т.д.), заверенные копии этих документов также должны быть обязательно переданы фактору.
  • если дебитор использует штамп для приемки товара, то необходимо предоставить фактору письмо от дебитора с оттиском этого штампа, которое подтверждает наличие используемого штампа. Письмо должно быть заверено подписями генерального директора и главного бухгалтера, с расшифровкой ФИО и должности и скреплено первой печатью.

Подробнее на сайте.

Чтобы получать лучшие материалы дня, недели, месяца, подписывайтесь на наш канал. Здесь мы добавляем смысла каждой новости.