НФК продолжает информировать о работе с дебиторской задолженностью до 25 дня просрочки.
Когда договор подписан, дебиторы проверены, лимиты установлены, уведомления подписаны, поставщик может отгрузить покупателю товар с отсрочкой в уверенности, что по факту отгрузки товара и передачи сведений в факторинговую компанию об осуществленной отгрузке, он получит нужное ему финансирование. Самой продвинутой формой информирования является передача данных через систему электронного документооборота, когда поставщик, отгрузив товар, регистрирует информацию по поставке в системе, а фактор, получив данные, отправляет деньги клиенту. В другом случае факторинговая компания требует доставки документов по отгрузке в свой офис, и тогда дело может затянуться от часа до нескольких недель.
Когда основные услуги, связанные с выплатой финансирования, гарантированием поступления выручки или покупкой «дебиторки» оказаны, начинается период действия отсрочки, в это время факторинговая компания не беспокоит покупателей своего клиента. Покупатели даже не почувствуют присутствия третьей стороны во взаимоотношениях с поставщиком, если погашение дебиторской задолженности произойдет в ранее установленный срок с учетом предоставленной отсрочки.
Но при желании поставщика, в период отсрочки дебитору могут напоминать о сроках оплаты в виде телефонных звонков. Этой работой занимаются сотрудники контакт-центров НФК.
Если дебитор производит оплату не позднее 5-7 дня после наступления даты платежа по договору поставки, то по предварительному согласованию с факторингом, последняя также не будет беспокоить по задолженности. Общение с дебитором в этот период может быть только по сверке дебиторской задолженности, которая проводится не чаще одного раза в несколько месяцев. Фактор готов минимизировать контакты и осуществлять их лишь в случае крайней необходимости.
После 5-7 дней сотрудники факторинговой компании, отвечающие за управление «дебиторкой», начинают активное взаимодействие с дебитором. Сначала это общение по телефону с учетом истории контактов и динамики платежей, последующие звонки после первой попытки выяснить причины задержки в оплате осуществляются в «дату контроля» (дату, когда дебитор обещал выполнение каких либо действий). Программное обеспечение НФК позволяет фиксировать все договоренности с дебиторами и установленные причины допускаемой просрочки. На основании выявленных причин сотрудник факторинговой компании вместе с дебитором составляют и согласовывают график погашения дебиторской задолженности. Последним действием на данном этапе будет погашение задолженности в рамках установленного графика, но это происходит не всегда. Если и в этом случае дебитор не выполняет взятые на себя договоренности, сотрудник факторинговой компании может попросить дебитора прислать гарантийное письмо и график оплат, т.е. перевести договоренности из устной формы в письменную. Обычно документы с печатями стимулирует платежи.
