16 октября 2012, 13:30

Выбор редакции

Совпадение? Лидером гонки за бренд «Руссиано» стала созданная за месяц до шутки Медведева компания «Россиано»
Захват акватории и самовольное строительство: прокуратура оштрафовала губернский яхт-клуб на полмиллиона рублей
Налетай, подешевело! На ЕКАД опять грозятся построить первый на Урале аутлет

УДЗ или управление дебиторской задолженностью

Что делает и делает ли Фактор с вашей дебиторкой.

Недавно в одной крайне популярной социальной сети в группе, объединяющей участников по интересу «факторинг», была приведена цитата одного клиента, которая звучала примерно так: «Вы все (Факторы то есть) поете песни про УДЗ, как о какой-то услуге — это что за разводняк такой»? Попробуем разобраться, откуда такое пренебрежение к работе Фактора с дебиторской задолженностью.

Итак, если Фактор предлагает Клиентам только факторинг с регрессом, управления дебиторской задолженностью там, скорее всего, действительно не будет. Факторинговая компания просто попросит клиента вернуть финансирование при наступлении срока регресса. Если в качестве Фактора выступает банк, то вероятность развития этих событий еще выше, поскольку для работы с дебиторской задолженностью нужны отдельные сотрудники, которых, как правило, просто нет в штатном расписании банка.

Рассмотрим процесс управления дебиторской задолженностью на примере НФК, которая реально работает с дебиторкой. В каждом представительстве НФК есть кредитные контролеры, ведущие работу по напоминанию Покупателям необходимости произвести оплату и сбору дебиторской задолженности. Кроме того, с недавнего времени клиенты НФК в режиме он-лайн могут изучать отчеты, где отображен процесс и результат работы НФК с дебиторкой. Компания заходит в систему «е-факторинг», загружает специальный отчет «Факторинговое обслуживание», в котором отображается содержательная часть работы с дебиторской задолженностью в отношении каждого покупателя по каждой поставке.

Вот мнение коммерческого директора производственной компании, работающей с НФК по факторингу с 2008 года: «Мы живем в век высоких технологий, поэтому для повышения эффективности своей работы оснащаем производственные цеха новейшим оборудованием, пользуемся современной техникой, а для контроля отдела продаж используем CRM-систему. Очень приятно, что наши партнеры по бизнесу также внедряют электронные технологии в свою работу. Так НФК, с самого начала нашего сотрудничества предложила нам работать в программе e-factoring. Как руководителю, мне некогда отслеживать все поставки, которые мы передаем на факторинг, этим у нас занимается специальный сотрудник, но мне очень нравится, что процесс работы НФК с нашими покупателями я могу контролировать в режиме он-лайн. Эти отчеты я консолидирую с выгрузками из CRM по продажам, и вот что интересно — с 2010 года продажи стабильно растут на 15–20% в год, но в тоже время из моего лексикона исчезла фраза просроченная дебиторская задолженность. Спасибо НФК».

Получается, что в процессе факторингового обслуживания клиент не только получает финансирование оборотного капитала или исключает риск неоплаты отгруженного товара, но и в качестве «бонуса» — сокращение просрочек в оплатах и, как следствие, в целом улучшение платежной дисциплины.

Как правило, работа с просроченной дебиторской задолженностью делится на 2 этапа. Первый этап — это нормальная, «рабочая» просрочка (25–30 дней). Если дебиторка не гасится в эти сроки, она приобретает характер проблемной, и тогда начинается второй этап работы.

До наступления даты платежа факторинговая компания не беспокоит покупателей своего клиента — сотрудники Фактора могут по телефону напоминать покупателю о сроках оплаты лишь при наличии соответствующего пожелания со стороны Клиента. «Не люблю давать деньги в долг, — говорит один из клиентов НФК, работающий пофакторингу с регрессом, — всегда неприятно напоминать должнику об оплате. В бизнесе, как в жизни, дебиторская задолженность тоже нисколько не радует. Но здесь другое — предоставление отсрочки платежей — одно из наших конкурентных преимуществ, и мы не можем от него отказаться. Заключая договор на факторинговое обслуживание, мы прежде всего ставили задачу по сокращению кассовых разрывов, но то, что сотрудники НФК взяли на себя неприятную для нас функцию напоминания об оплате, стало для нас приятным бонусом».

Если Покупатель осуществляет платеж не позднее 5–7 дня после наступления даты платежа по договору поставки, то, как правило, по предварительному согласованию с факторинговой компанией, последняя также не будет беспокоить звонками, касательно погашения задолженности. Когда проходят эти самые 5–7 дней, сотрудники факторинговой компании начинают более активно взаимодействовать с Покупателем. Первый шаг — это общение по телефону с учетом истории контактов и динамики платежей, причем последующие звонки после первой попытки выяснить причины задержки в оплате осуществляются в «дату контроля» (дату, когда покупатель обещал выполнение каких-либо действий). На основании выявленных причин сотрудник факторинговой компании вместе с Покупателем составляют и согласовывают график погашения дебиторской задолженности. В идеале завершающим действием на данном этапе будет, конечно же, погашение задолженности в рамках установленного графика, но, к сожалению, и это происходит не всегда. Если и в этом случае дебитор не выполняет взятые на себя договоренности, сотрудник факторинговой компании может попросить прислать гарантийное письмо и график оплат, т.е. перевести договоренности из устной формы в письменную.

«Наша компания на рынке более 15 лет. За это время выстроились долгосрочные отношения со многими клиентами. С одной стороны, это замечательно, но с другой, иногда наши постоянные клиенты позволяли себе задерживать оплату товара. И все мы знали, что они, конечно, заплатят, но когда? С появлением Фактора клиенты стали гораздо более дисциплинированными. Теперь и деньги и документы мы получаем вовремя», — комментирует финансовый директор крупной торговой компании.

После наступления 25–30 дня просрочки, покупатель передается в отдел по работе с просроченной дебиторкой. На данном этапе к звонкам-напоминаниям и письмам с требованиями предоставления графика погашения дебиторской задолженности добавляются мероприятия выездного характера для проверки финансово-хозяйственной деятельности и согласования порядка погашения долга. Отметим, что вся работа ведется в строгом соответствии с действующим законодательством РФ.

Конечно, бывает так, что комплекс мероприятий был проведен в полной мере, период ожидания истек, а выплат со стороны должника так и не последовало. В этом случае наступает срок регресса, когда Покупателю необходимо вернуть Фактору ранее выданное финансирование и взяться за самостоятельное взыскание задолженности. Конечно, в том случае, если Поставщик работает с Фактором по «регрессу». Как именно будет действовать в этом случае Поставщик в отношении своего должника, решать ему. Он может составить претензию Покупателю, описав в ней отнюдь не радостные последствия в случае непогашения дебиторской задолженности. Если же работа строилась по схеме безрегрессного факторинга, то работа по взысканию дебиторки — это забота Фактора. Как правило, предпринимаются попытки досудебного урегулирования — если стороны достигают компромисса, то возможно подписание соглашения о погашении задолженности. Если же нет, то факторинговая компания готовит исковое заявление и обращается в арбитражный суд затем, чтобы взыскать денежные средства.

По этому поводу генеральный директор крупной торговой компании, работающей с НФК по безрегрессному факторингу с 2010 года, говорит следующее: «В кризисный 2009 год дебиторская задолженность была головной болью всей компании — от отдела продаж, бухгалтерии и юридической службы до собственников. Почти половина наших дебиторов допускала значительные просрочки платежей, что сильно тормозило развитие бизнеса, и, в конце концов, нам пришлось судиться с одним из клиентов, который оказался на грани разорения и был нам должен почти 2 миллиона рублей. Предложение о работе по факторингу от НФК стало для нас настоящим спасательным кругом. Мы выбрали факторинг безрегресса, несмотря на высокие ставки по обслуживанию, и вот уже 2 года спокойно развиваем бизнес, не опасаясь неоплат поставок от наших покупателей. Более того, мы стали предоставлять отсрочку платежа другим клиентам, что позволило нам нарастить клиентскую базу на 30% и, соответственно, увеличить объем продаж. В тонкости того, как НФК работает с нашими дебиторами, я не вдаюсь, мне важен конечный результат в денежном выражении. И, если честно, он меня устраивает».

В заключении вернемся к такому определению процесса управления дебиторской задолженностью, данному в социальной сети, как — «разводняк». Имеет ли оно место быть в практике факторингового обслуживания? Ведь, казалось бы, на примере НФК мы убедились, что факторинговая компания действительно работает с дебиторской задолженностью.

Но, к сожалению, подобную работу проводят далеко не все Факторы, поэтому, обращайте внимание на следующие факты:

  1. Есть ли у фактора выделенные сотрудники для работы с дебиторкой, и есть ли они по месту нахождения дебитора?
  2. Каковы процедуры УДЗ, как часто происходят напоминания об оплате, высылаются письма, совершаются звонки и т.д.?
  3. Каким образом вы можете отслеживать процесс УДЗ?

Если же Фактор затрудняется ответить на данные вопросы, скорее всего Вы действительно столкнулись с тем самым «разводняком».

Подробнее на сайте